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职场新手该如何有效的提高工作效率

时间:2014-09-18   文章来源:马海祥博客   访问次数:

相信大家应该都有过因工作效率而烦恼的时候,每每到PDI的时候领导必提效率有木有?自认为快是不算的,必须领导和客户方说了算,对于当年校招进来的“毛驴”,是一件泪崩漫长的提升过程,整天琢磨如何快,多快的速度才算快,恨不得快到连参照物都变得动感模糊。

职场新手该如何有效的提高工作效率-马海祥博客

在日常工作中,七七八八的一大摞任务很难让人全神贯注的工作的,在工作开始前,除了要明确目标以外,你还应该花上几分钟时间为大堆的零碎任务理出头绪分清秩序,否则你就得在工作中浪费几个小时来处理任务间的混乱和冲突了。

一、懂得整理需求

效率是先把重要的事情优先排序来完成,好的整理习惯是可以提高效率的,当需求很多的时候是可以通过整理需求有条不紊的进行,只要了解哪些是重要和紧急的事情,就能轻松的决定先处理什么,这个相当于是做项目管理的事情,要善于管理自己的工作。

职场新手该如何有效的提高工作效率-马海祥博客

例如:本周产品经理们提了很多需求,你可以尝试着这样做下:

1、列出所有需求

ABCBBD

2、归纳类型

ABBBCD

3、了解份量

A(传输功能设计):总办需求;

BBB(图标类设计): 迭代需求,排一起绘制;

C(新增界面设计): 迭代需求,需较多时间设计;

D(功能宣传图):迭代需求,版本发布的新功能宣传。

4、明确期限

假如级别为High、Mid、Low…

A(传输功能设计):总办需求—非常紧急(今天)—High

D(功能宣传图):迭代需求,版本发布的新功能宣传—周三—Mid

C(新增界面设计): 迭代需求,需较多时间设计—本周—Mid

BBB(图标类设计): 迭代需求,需较多时间设计—本周—Low

需求从散到整,从大到小,从繁到简,从紧急到迭代这样去处理就会变得清晰可观。

二、要有探究需求真相的精神

可能很多人也曾拿到需求就马上画稿,孰不知是不断重来的经历,表面应付需求是无法解决问题的,要先了解用户或老板的核心诉求,找出诉求的背后真相,才能够有合适的方案去解决,才能快刀斩乱麻。

本质问题得到解决便不会有重复工作量而拖延了本来的交付期限,还有就是有一些需求根本不是需求,比如老板只是随便几个建议,所以要思于前,行于后。

三、熟练的掌握工作技能

技能的熟练会提升工作效率,就像切土豆丝,要切成厚薄、细条一致又要快,那是必须有一双好刀手。

做图也一样,就像画图标,要好质量的呈现,你明确了所有要注意的细节,绘制的时候会非常快速准确的完成,一步到位。

四、在高速重复工作中提取模版

模型套用会提升工作效率,在工作中一定会有很多重复式工作,比如标注规范和切图这样必不可少但却繁琐没营养的工作,可以提取模型工具去套用快速完成。

规范标注,可以根据同类窗口、内容统一规范而不要再差异设计和重复标注。

切图可以利用软件工具输出,比如slicy或PS插件,这是要善于把所有图标控件整理成库,规范好命名,便可一键批量切图。

还有比如tips弹窗界面,马海祥建议你可以根据目前所有情况,做典型1-2个模版,其他直接套用,之后可不再经过设计,开发根据模版直接实现。

五、学会聚焦与屏蔽

早上应该是比较难聚焦做事情的时间段,到办公室第一件事往往不是开始工作,比如没睡醒,各种早上新闻,查看昨天消息等。

工作时被很多信息干扰,群消息,邮件,微信,弹窗广告等,包括自己有事没事的逛微博、各路网站,很容易被外界风吹草动的影响而分心,一天班下来才发现其实本应该上午就可以完成的工作,还得加班或干脆拖到明天,这都是懒惰病和拖延病,得治。

所以要先学会屏蔽杂七八,然后全身心聚焦到工作的内容里,最后你会发现提前完成了很多工作,在此,马海祥也给大家以下2点建议:

1、专心致志做事;

2、屏蔽干扰消息。

聚焦利于把需求思考得深一些,把工作做得精细些,得出的加分项就是完成的质量随高。

六、多任务处理

能够有全神贯注的状态,也能够有“一心多用”的功能,这个要求比较高,我也很难描述。

拿一个妇女做例子,她可以一边炒菜一边看管在旁边玩耍的孩子,一边打电话给闺蜜聊去哪里逛街和去哪里美甲,所以女人是一心多用的高手,灵活性非常高。

我也常是一心多用的处理我非常繁多且接踵而来的任务,不然总觉得时间不够用,或者为了省下后面的事情做些自己想做的事,比如思考、总结,或不用加班。

但马海祥建议大家在做非常繁多、零碎又不需要深度思考的需求时可以使用这招,最好不要持续这样高度紧张的一心多用,长期只会感觉越来越累,而且打乱节奏,所以要懂得变化各种技巧。

七、敏捷响应

紧急需求时,能够快速响应,敏捷处理,这个时候是最能影响客户方的感受,还有一些几乎每天都会有的临时小小需求和bug,只要是合理的,就去免讨论部分,快速输出也是可以的。

有一次,我解决一个小需求从修改到输出给产品只花了28秒,帅呆了自己惊呆了客户,这就是在日常中慢慢积累的效率好评。

八、拍板与结论的必要性

一个有力决策的人可以提高工作效率,由于评审层级关系的复杂流程,需求确认要漫长时间是家常便饭,所以如果有机会碰到老大们都在一起,有些事情能抓住时机沟通和拍定的机会就迅速做,这就需要我们做到以下2点:

1、需要一个有力决策的人。

2、控制范围并迅速得出结论。

但不一定老大拍板这个事情就一定是对的,有些复杂的事情安排在会议上拿出来大家讨论,但是一定要有靠谱结论,如果没有意识的控制,没完没了的讨论就是低效率,要善于控制范围、节奏又能迅速总结的人,能提高解决问题的效率。

九、当自己的事情做

只有当作是自己的事情做,意愿才会更强,而且也会有一些自己的想法,想着这件事情是有自己的成绩在里面的,就会更有动力,在工作的同时,更要尽量提高我们工作的各项技能及能力,对于这点我曾在马海祥博客《职场成功人士应具备的15种能力》的一文中跟大家做过详细的介绍,有兴趣的朋友可以看下。

十、保持健康和清醒

健康的身体状态,健康的作息,健康的工作频率是效率的革命前提。

关于清醒的办事用歌德的一句话:在今天和明天之间,有一段很长的时间,趁你还有精神的时候,学习迅速地办事。

马海祥博客点评:

效率是由综合因素影响的,但跟个人办事风格有很大关系,其实效率是可以量化,也可进阶式自我考察,比如接手一个界面风格设计从要花1个月,到半个月、1周、两天就可以完成;码一周代码变成1天就可码完,这就能看到效率的有效提升。

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