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团队管理的因素和矛盾:如何管理好一个团队?

时间:2012-08-10   文章来源:马海祥博客   访问次数:

团队管理(team management)指在一个组织中,依成员工作性质、能力组成各种小组,参与组织各项决定和解决问题等事务,以提高组织生产力和达成组织目标。基本上,小组是组织的基本单位,各种小组的形成,若是成员能力具有互补性,形成异质性团队(heterogeneous team),其效果较佳,因为可从不同观点讨论,激发更有创意或独特的问题解决方式。

团队管理的因素和矛盾:如何管理好一个团队?-马海祥博客

团队管理乃是运用成员专长,鼓励成员参与及相互合作,致力于组织发展,所以可说是合作式管理(collaborative management),亦是一种参与式管理(par-ticipative management)。随著组织工作复杂性日益增多,很多工作实难靠个人独立完成,必须有赖于团队合作才能发挥力量,所以团队管理有时代需求性,成功组织建立各种不同功能性的团队管理(cross- func-tional team management)。因此,组织若能善用团队管理,对于激发成员潜能、协助问题解决、增进成员组织认同、提升组织效率与效能,具有一定的功能。

为发挥团队管理的效果,每位成员须先了解小组目标与使命及个人角色和责任;其次成员亦须了解如何完成小组任务,最后要能积极投入小组目标的达成。由于沟通在团队管理扮演著相当重要角色,如能事先举办讲习会,建立成员有效沟通技巧,更可使团队管理有良好效果。目前学校已设各种小组或委员会,如何加强成员沟通技巧,增进凝聚力,实属重要课题。

团队管理是未来管理的新取向,惟不能陷入团队管理的迷思,认为所有的团队都是好的,成员在一起就是一种团队、彼此会相互喜欢等,都不是务实的看法,马海祥认为只有在一个开放、沟通顺畅的环境下,才能发挥团队管理的功能。

一、团队管理矛盾

团队工作不同于一般的工作在于它是一个管理矛盾的过程。回顾一下团队工作过程中的五个冲突的矛盾,管理者必须理解,接受,并尽可能地平衡这些矛盾。

1、容纳个人的不同和集体的一致和目标

第一个矛盾是需要包容个体的不同和达到集体的一致和目标。团队的有效性常常需要混合不同的个体。团队为了从多样性中获益,它必须具有允许不同声音——观点、风格、优先权——表达的过程。这些不同的声音实际上带来了开放,这不可避免地就有冲突,甚至有团队成员之间的竞争。过多的冲突和竞争会导致一个"胜负"的问题,而不是合作解决问题的方法。这样做的目的是集合个体的不同,从而激励他们追求团队的共同目标。有效的团队允许个体的自由和不同,但是所有团队成员必须遵守适当的下级目标或团队日程安排。

2、鼓励团队成员之间的支持和对抗

如果团队成员的多样性得到承认,不同的观点被鼓励,团队需要发展一种成员之间互相激励和支持的文化。在这种文化环境下,团队成员之间有一种内聚性。他们对其他人的想法真正感兴趣,他们想听到并且区分谈论的内容。他们愿意接受其他具有专长、信息或经验和当前的任务或决策相关人员的领导和影响。

但是,如果团队成员太过于互相支持,他们会停止互相对抗。在内聚力非常强的团队中,当反对不同意见时,保护和谐与友好关系的强硬的规范会发展成为“整体思想”。成员将会抑制他们个人的想法和感受,不会再互相批评对方的决策和行动,这时需要付出相当大的个人成本。团队决策时将不会出现不同意见,因为没有一个人想制造冲突。如果持续出现这种情况,团队成员很可能产生压抑的挫折感,他们将只是想“走自己的路”,而不是真正解决问题。有效的团队要想办法允许冲突,而又不至于因此而受损。

3、注意业绩、学习和发展

第三个矛盾是同时兼顾当前的业绩和学习。管理者不得不在"正确的决策"和未来的经验积累的支出之间选择。犯错误应该认为是学习付出的成本,而不是作为惩罚的原因,这将鼓励发展和革新。

4、在管理者权威和团队成员的判断力和自治之间取得平衡

第四个矛盾就是在管理者权威和团队成员的判断力以及团队自治之间取得微妙的平衡。管理者不能推脱团队业绩最终的责任,授权并不意味着放弃控制。给团队成员越多的自治,他们遵守共同的日程就显得越重要。有效的团队是灵活的,他们可以在管理者权威和最适合的团队解决方案之间取得平衡。实际上,在功能完善的团队,成员之间高度的互相信任,管理者在做出某些决定时不必讨论、也不必解释。相反,无效的团队中缺乏信任感,即使管理者做最明白的事情或无关紧要的建议,团队成员都要提出疑问。

5、维护关系三角

对于管理者来说,由于他们最终具有正式的权威,而不是团队成员,所以他们理解这一点非常重要。团队管理者的作用是管理关系三角:管理者、个体、团队,三者处于等边三角形的三个顶点。马海祥认为管理者必须关心三方面的关系:他们和每一个团队成员个体的关系;他们和作为整体的团队的关系;每一个团队成员个体和团队整体的关系。任何一条关系受其他两条关系影响。当管理者不能很好地管理这个关系三角求得平衡时,团队成员之间的不信任和不良影响将呈螺旋式向下蔓延。

6、团队管理的挑战

由于团队的复杂性,难怪常常很多团队不能充分发挥他们的潜能。有效的团队不是自然形成的,管理这必须提前把团队成员团结在一起。很多管理者逐渐明白如果他们在管理团队过程中和团队成员分担责任和权威——从管理团队边界到管理团队本身,团队会更有效。如果所有团队成员齐心协力,将取得有效的团队业绩。人们又一次看到,授权是管理者面对竞争现实可以依赖的工具。一位优秀的团队管理者发现:“我最终认识到我的责任包括把优秀的人员集合起来,创造良好的环境,然后制定出解决问题的方案。”当然,在事情进展过程中,这个责任说起来容易,做起来难。

团队管理的因素和矛盾:如何管理好一个团队?-马海祥博客

二、团队管理要素

1、目标一致也就是思想要统一

没有目标的人,就是帮别人实现目标的人。不做准备的人,就是准备失败的人;不做计划的人,就是准备计划失败的人。只要当事者的思想不统一、意识跟不上(不主动、不想干)、考核不到位。再好的措施也得不到好的执行。“思想统一”不仅是喊口号,更是遇到问题不退缩、不迟疑的保证、是提升执行力的最大保障。所以要想带好一个团队首先要把部门目标与公司(组织)目标紧密结合起来并可行的落实到团队每个成员头上,那就需要所有员工的工作一定都要围绕中心目标来分解自己的工作并毫不怀疑的去执行,各级管理者一定要层层分解、宣贯、检查、处置,只有这样才能形成合力,只有这样才能把大家的精力、激情集中到一起共同前进。没有目标的团队只能是一群散兵游勇,没有目标的管理就是“老和尚念经得过且过!”

2、激发人的潜能

(1)、善于尊重,己所不欲、勿施于人。管理者要学会尊重你的部下、热情帮助部下,奉献你的赞美,要主动关心下属的工作和生活,比如下属过生日号召(形成制度化)全体团队人员每人主动送上祝福卡片或其他礼物,让团队的每个人都能感受到归属和爱的存在。

(2)、善于倾听,管理者要经常认真倾听部下的意见、想法并善于正面引导,要与下属交朋友,通过沟通了解下属对将来个人发展的打算,尽己所能满足其需求,倾听部下的苦闷,做好一个被宣泄的对象,当下属对工作和前途感到渺茫时主动进行安慰和开导,帮助他消除顾虑和压力。

(3)、善于授权,管理者要在明确的目标要求下,让下属有能力与权力去做事并对结果负责,但授权要注意监控,当下属专业知识和业务能力不足时要言传身教提升下属的操作和管理市场的能力。

(4)、善于激励,激励就是力量,激励可以诱之以利,也可以惧之以害,但是最有威力的激励是改变心态。一个人不断成长的关键是――变态。(经常调整自己的心态,改变自己消极负面的状态)。要以结果为导向,关注就是事实要善于引导下属将思想、注意力集中于光明前景(结果)。

(5)、树立标杆,一个团队中成员素质、能力参差不齐,管理者不但要帮助能力弱、业绩差的“短板”成员来提升整个团队的业绩,更要注重培养工作业绩、学习意识等各项综合表现突出的下属把他们树为标杆,在例会中介绍推广他们的优秀业绩和成功经验以带动整个团队更好的士气。

(6)、创建学习的氛围。学习最主要的是静下心来去除浮躁,一个人从来心都静不下来,哪有智慧?人在焦躁的情况下做出的决定往往是错误的。一个不愿意成长的领导是没有未来的,毛泽东那么伟大的人,在离开人世的最后24个小时还让秘书读书,最后的24小时还在学习当中渡过,邓小平说过活到老,学到老,做到“苟日新、日日新、又日新”,要做新民。

3、激发团队的潜能

团队是由人组成的,激发团队的内动力首先要着眼于团队内部的每个成员。这对管理者提出了很高的要求,但有思路和途径可以遵循。马海祥认为解决团队管理的误区可以通过以下措施:

(1)、提高团队的开发能力

让全体成员分享所有相关的商务信息(商务秘密除外),而且要保证团队成员完全明白这些信息;强化团队发现问题和解决问题的能力;提高团队的整体决策能力。

(2)、在经验教训中成长

如果团队已经做出了错误的决定,项目主管应当同团队成员一起坐下来,反省错误的发生的原因,强调从这次教训中可以学到什么。不要指责任何人或滥用职权,只是告诉团队这个错误决定所带来的负面影响,并让团队研究所学到的东西和可采用什么措施以确保这类过失不再发生。

(3)、避免短视行为

要确保所有团队成员对该组织、其目标和其结构有一个基本的认识。团队成员如果不具备关于团队的基本知识,自然难以认识到一个决议对其他团队和整个公司会带来的潜在影响。团队成员接受的全局观点越强,他们在做决策时对整个工作的考虑就会越多,就更能克服近视倾向。

(4)、快刀乱斩麻的魄力

要想在当今时代保持一定的竞争力,经营机构在决策和实施决策计划时必须当机立断;任何延误都会造成严重后果。当决策完全陷入僵局时,应该提出这样一个问题:“今天不做决定会有什么样的后果?”或者“如果我们今天无法做出决定,事情会发展成什么样?”通常情况下,不做任何决定比行动的后果更严重。

(5)、解决反抗与抵制情绪

技术人员的特点,决定了他们对项目主管的要求和指导一般会有反抗或抵制情绪,特别是团队发展初期。项目主管都应明白这一点,克服团队反抗情绪的最佳策略是把时间和精力都集中在谈论如何实现项目目标上。在这个大前提下,充分激发团队成员的积极性。

(6)、工作重点和工作能力

项目主管可能不是技术专家,所以主管的工作重点是调动团队成员的积极性,为解决技术问题创造充分的条件。一个缺少基本技术技能的团队很容易出现问题,而有着良好基础但并不继续获取和使用新知识的团队,也会在将来陷入困境。

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